無駄な会議をなくすためのシンプルな6つのルール

会社によって会議内容は異なると思います。

私が無駄な会議をなくすよう心がけているシンプルな6つのルールをご紹介したいと思います。

会議を車の運転に例えた時、誰か１人がハンドルを握る必要があります。

１人以上の人間がハンドルを握ると、車を道に沿って動かす事は非常に困難です。

運転手はディスカッションが誰か１人に支配されないように、そして話合いの道筋があるべき道から逸れないようにし、会議を適切に進めるという役割を果たします。

会議はすぐに本筋を逸れてしまいます。

言葉はパワーであり、ゆえに人々がキーワードやフレーズ・コンセプトについて同じ認識を持ってテーブルを囲むこという事が重要になってきます。

その為に基本的な原則をはっきりさせることに時間を割くことが、会議の質をあげ結果無駄な会議とならなくて済みます。

記録は、タイピングが速い人や速記ができる人が1文字1句記録するべきではなく、むしろミーティングの目的をうまく記述し、ミーティングの状況を理解して重要なポイントを記録できる人が行うべきです。

これによって何が話し合われ、合意がされたのか、という点についての記録を行い、会議に参加できなかった人にとって非常に価値のあるものになるでしょう。

会議の終わりに参加者達に話し合っている対象を有意義にしたり、将来的に改良したりできる事があるかどうか尋ねてフィードバックを得るのも一つの方法。

もし何もなければ、会議の目標やフォーマットを変えたり、カレンダーを取り外す必要があります。

次の会議が必要であるかどうか、という事を知る為にはそれ以上にいい方法はないのです。