【仕事で差がつく】文章の書き方・伝え方

経理・庶務を担当しているさくです。

 

社会人になると文書やメールを書く場面が増えますね。

知っている人には当たり前のことも、
まだまだ未熟な私は悩んだり迷ったりする場面がたくさんあります。

 

すぐに実践できるポイントをまとめてみたので、
私と同じく文章を書くのが苦手な人はぜひ参考にしてみてください！！

 

 

スマートに言い換える

例）「どのくらい増えたかを・・・」
→「増加件数を・・・」

　　「なぜ中止することになったかを・・・」
→「中止理由を・・・」

話し言葉で長々と文章を書きがちですが、
短くスマートな表現へ変える。

 

 

言い換え一覧表

・「なぜ・・・か」
→「の理由」、「の疑問」など

・「いつ・・・か」
→「・・・予定日」、「・・・の期日」など

・「誰を・・・か」
→「参加者」、「メンバー」、「人員」

「誰を呼ぶべきか」→「招待メンバー」
と、５W２Hは言い換えできることが多いので覚えておくとよい

 

 

誰が読んでもわかる文

例）「本日届くように手配しましたのでお受け取り下さい」
→これでは「本日手配した」のか、「本日届くように」送ったのか
読み手にとっては曖昧。

「本日（7/1）お受け取りいただけるよう昨日（6/30）には手配が済んでおります。」
と、時間を並べるなら分かりやすく。

 

 

ビジネスの言い回し

・「本当なら」
→「本来であれば」

・「待っています」
→「お待ち申し上げております」

・「何でも言って下さい」
→「何なりとお申し付けください」

少しだけビジネス要素を含んだ言い換えを覚えておくと便利。

 

 

覚えておきたい冒頭挨拶

「いつもお世話になっております」以外に・・・

「大変ご無沙汰しております」
「早速のご返信、ありがとございます」
「何度も申し訳ございません」
「先ほどはお電話にてご対応ありがとうございました」

絶対に「お世話になっております」から始めるルールではないので、
臨機応変に分けてみる。

 

 

矛盾しないように

「おそらく～と断定できる」
→、、どっち？

「約２００人ちょうど」
→えっ・・・？

「確実に～と想定する」
→あっ・・・

文章の中で矛盾はしない。

 

 

小さな誤字に気をつける

・◎深掘り　×深堀り
・「誤り」　「過ち」の使い分け
・「暫く」　「漸く」
（しばらく）（ようやく）

文字を読むときも、
重複→ちょうふく
代替→だいたい　　と読むように。

 

 

不要な表現はトル

「～の結果により、」
→「～の結果、」

「～と算定したのである」
→「～と算定した」

「～するようにしたい」
→「する」、「したい」

要らないものはとってすっきりと。

 

 

重複を避ける

「多くの方に～を多くご選択いただいています」
→「多く」が二重に。

「返事を返す際に」
→「返事」に「返す」の意味が

言葉も意味も、重複をなくす。

 

 

接続助詞を重ねない

のため、・・・のため、
により、・・・により、
ので、・・・ので、

と一文の中で二度接続助詞を繰り返してしまわないように。

時間を空けて読み返すと◎

 

 

使いがちなNG表現

「～の実験を実施します」
→「～の実験をします」

「達成するということが可能です」
→「達成することが可能です」

「プレゼンを行います」
→「プレゼンをします」

便利ですが、不要な表現も。

 

 

同じことを繰り返さない

A社の成功事例とB社の成功事例を・・・
→「A社とB社の成功事例を」

C様のご契約書とC様のご提案書を
→「C様のご契約書とご提案書を」

繰り返す単語はなるべく少なくします。

スッキリさせて、読みやすく。

 

 

まとめ

メールやLINE、提案書や報告書など、これからも文章と付き合っていかなければなりません。

相手に伝わりやすい文章を書いていきたいですね。