マニュアルも！タスク管理も！成功へ導くナレッジシートを活用した情報整理術

もう9月になってしまいましたね。

皆さまお盆休みはあったのでしょうか。

レジットは社的にはしっかりお盆休みをいただきまして、

社畜的にはもちろん遅れを取り返すチャンスとばかりにコソコソと出社しておりました。

こんにちは！WEB部のオザワです。

そう、どんどん溜まっていく膨大なタスク、、、皆様整理しきれていますか？

今日は僕が大学のゼミで学んで唯一今も活用している「ナレッジシート」についてご紹介します。

 

ナレッジシートとは？

聞きなれない言葉かなとは思います。

まず、「ナレッジ(knowledge)」=知識という言葉なんですが、

この場合は「知的財産」なんて言葉に言い換えられたりもします。

余計周りくどくなりましたね。失礼しました。

このナレッジシートというもの、本来(?)の使い方は、記憶の限りですが、

成功事例だったりマニュアルを導き出すためのものだったと思います。

そういう意味で見ると「知的財産」というのもなんとなくわかるかもしれませんね。

要は、「ノウハウをまとめたもの」これがナレッジシートです。

 

例えばこんな時に。

初めて携わるジャンルの案件、僕の場合はデザインだったりするんですが、

まずやらなければならない注意事項は1つ。

「全ての行動をメモして並べておく」

例えば、「A4の裏表印刷のチラシを作ってください」と初めて言われた場合、

当たり前ですが、まずデザインの内容をヒアリングして決めます。

そこまではいつも通りですが、DTPをやったことがない場合、

一から印刷のイロハを覚えて行きますよね？

・CMYKなのかRGBなのか

・裁ち落としはどのくらいか

・塗り足しはあるのか

・規定の印刷範囲か

・文字の級数は適切か

・アウトラインは…

などなど

今だから知っていますが、

知らない人にとってはチェックしなければならない項目って文字で見ると意外に多く、

慣れるまでは何かを忘れたりしてしまいます。

そんな時に、「これをやればゴールまでちゃんといけるよ」っていう便利なシート。

これがナレッジシートです。

 

どうやってメモをまとめていくのか。

たくさんとったメモの山。

こちらのエクセルに印刷時に必要な項目を書き出してみました。

ただ、このままではただのメモ。

ここからが「ナレッジシート」のまとめ方です。

ちなみに、この方法、名前を知らないだけで自然とやっている方は多いと思います。

なので、なんだそんなことかと憤ってブラウザを閉じるのはやめてください。

意識するかしないかだけでも違うので(たぶん)

はい。

ただのメモを分類ごとに分けました。

今回は、作り始めから入稿までの順序に沿って分けてみました。

本当はもっとたくさんやること(行動)があるので、

その場合は、大分類から分けていき、大分類と行動の間に「中分類、小分類」など、さらに細分化した分類を入れていくとわかりやすいと思います。

図の「行動」部分を小分類にして、「行動」部分をもっと細かく書いてあげてもわかりやすいと思います。

例えば、

 

など。

※ただし細分化しすぎるとメモの山と変わらないので、基本小分類までにし、足りない分は右に備考欄をつけるといいかもしれませんね。

 

ナレッジシートの応用

前書きでタスクが～なんて言っておいて出していませんでしたが、

タスク管理の方法は単純にタスクをまとめるというだけの応用です。

例えばですが、ざっとこんな風に区分けし、終わった部分からグレーにして行きます。

大分類までグレーになったら非表示などにし、消さないでおけば後からチェックもできます。

賛否はあるかと思いますがメールやチャットでどんどん埋れて行ってしまうタスク、、、

こうして瞬間的にメモしていけばわかりやすいですよね。

 

オススメの活用方法

このナレッジシート、個人的に一番力を発揮するのは「旅行や出張」の時だと思います。

まずは、「必要だったもの」「必要じゃなかったもの」この２種類のメモを旅先で作って行きます。

そこから、必要だったもののナレッジシートを作ります。

ここで！

他のナレッジシートにも言えるんですが、どのタイミングだったかは中分類や小分類に入ると思うのですが、

備考欄に「なぜそうなったのか」を書いておくことで、旅行を2回、3回と繰り返すうちにそれが単純なイレギュラーなのか、だいたいそうなるものなのかがわかってくると思います。

 

最後に

僕の入っていたゼミの教授も旅行に関して十数年(当時)もナレッジしているということでした。

ちなみにゼミの専攻は経営工学なのでデザインとの繋がりはあまりないです。(0ではないですけどね。。。)

さらにいえば経営工学とナレッジシートも関係は無いのですが、この「ナレッジシート」という考え方が何にでも当てはめられるという部分で教えられたんでしょうね。

シートを作った一度きりではなく、続けることで常に最新版にアップロードされていくナレッジシート。

アナログだけど侮るなかれ！

そんなナレッジシートの活用術でした。

わかりにくいなどあればご意見ください！追記等でわかりやすく解説しますので！